1. Chuẩn hóa – bước không thể thiếu giữa chính sách và hành động
Khi lãnh đạo đã cam kết triển khai 5S (S5 – Duy trì), bước tiếp theo phải là xây dựng hệ thống chuẩn hóa toàn viện. Đây là công đoạn “chuyển hóa ý chí lãnh đạo thành hành động cụ thể”, tránh tình trạng mỗi khoa làm một kiểu, mỗi người hiểu một cách.
Chuẩn hóa (Standardize) trong 5S không đơn thuần là thiết lập mẫu biểu, mà là xây dựng một hệ quy chiếu chung để:
Mọi người làm việc giống nhau ở cùng một quy trình,
Đánh giá 5S trở nên khách quan, không phụ thuộc vào cảm tính,
Tạo nền tảng để duy trì lâu dài và mở rộng cải tiến.
2. Những yếu tố cần chuẩn hóa trong triển khai 5S
2.1. Chuẩn hóa từ ngữ và cách hiểu
Sử dụng thuật ngữ thống nhất toàn viện:
Sàng lọc (Sort)
Sắp xếp (Set in order)
Kiểm tra, vệ sinh (Shine)
Chuẩn hóa (Standardize)
Duy trì (Sustain)
Tuyệt đối không dùng các bản dịch sai như “
Sạch sẽ - Săn sóc – Sẵn sàng”, tránh hiểu sai bản chất và lệch hướng triển khai.
2.2. Chuẩn hóa biểu mẫu
Phòng QLCL cần xây dựng các biểu mẫu dùng chung cho toàn viện:
| Loại biểu mẫu | Mục đích |
|---|---|
| Mẫu kế hoạch 5S khoa/phòng | Hướng dẫn các khoa xây dựng kế hoạch cụ thể Nên để dạng powerpoint luôn để tiện báo cáo. Đừng quá khắt khe trong biểu mẫu trên word với các quy định văn bản hành chánh. |
| Checklist kiểm tra 5S | Công cụ đánh giá định kỳ theo tiêu chí thống nhất. Bảng kiểm chia theo nhóm khoa phòng giống nhau. |
| Nhật ký 5S | Theo dõi công việc kiểm tra – vệ sinh hằng ngày. Cũng dưới dạng bảng kiểm. |
| Bản đồ 5S nội khoa | Sơ đồ vị trí, nhãn, định danh thiết bị, vật tư |
| Tiêu chuẩn trực quan (Visual standards) | Bảng dán mẫu, bảng quy định vị trí dán nhãn, bảng phân vùng khu vực |
2.3. Chuẩn hóa quản lý trực quan (Visual management)
Biểu tượng 5S: Thiết kế logo, màu sắc riêng cho 5S của bệnh viện.
Màu phân vùng khu vực: Ví dụ: đỏ – bỏ đi, xanh – giữ lại, vàng – đánh giá.
Tiêu chuẩn dán nhãn: Màu nhãn, kích thước, vị trí dán.
Mẫu bảng tin 5S: Bố cục, nội dung, vị trí treo tại mỗi đơn vị.
2.4. Chuẩn hóa quy trình triển khai tại khoa/phòng
Ban hành tài liệu hướng dẫn quy trình triển khai 5S từng bước theo hướng:
Bước 1. Thành lập nhóm 5S khoa - phân công trách nhiệm
Bước 2. Đánh giá thực trạng
Bước 3. Lập kế hoạch hành động từng S - Ghi cụ thể trong Gantt
Bước 4. Triển khai từng bước
Bước 5. Đánh giá định kỳ và cải tiến
Tất cả các bước hoạt động được báo cáo trong file power point.
3. Lợi ích của việc chuẩn hóa trước khi thực hiện đại trà
Tiết kiệm thời gian hướng dẫn và đào tạo;
Đảm bảo thống nhất trong toàn viện, dễ dàng kiểm tra;
Tạo tiền đề để đánh giá thi đua, khen thưởng công bằng;
Là điều kiện bắt buộc để mở rộng quy mô (từ 1 khoa → toàn viện);
Giảm bớt kháng cự từ các đơn vị, vì đã có khuôn mẫu rõ ràng.
4. Cách triển khai chuẩn hóa theo lộ trình
| Giai đoạn | Hành động chuẩn hóa |
|---|---|
| Trước khi triển khai | Xây dựng bộ tài liệu 5S: thuật ngữ, biểu mẫu, checklist, hướng dẫn |
| Trong triển khai thí điểm | Thu thập góp ý thực tế, hiệu chỉnh mẫu biểu |
| Trước khi nhân rộng | Phê duyệt bộ mẫu chuẩn chính thức, ban hành toàn viện |
| Khi duy trì | Cập nhật định kỳ dựa trên thực tiễn cải tiến từ các khoa |
Chuẩn hóa không phải để gò ép, mà để tạo sự rõ ràng và công bằng trong triển khai.
Không chuẩn hóa → không đo lường được → không cải tiến được → không duy trì được.
Với vai trò của cấp quản lý, Chuẩn hóa chính là cây cầu nối giữa tầm nhìn và hành động.
- Đăng nhập để gửi ý kiến
