Bài 1. Duy trì (Sustain) – Cam kết chiến lược và chính sách 5S

1. Tại sao bắt đầu từ “Duy trì” – S5?

Trong mô hình triển khai 5S truyền thống, Duy trì (S5) thường là bước cuối cùng – phản ánh kết quả sau một quá trình thực hiện. Nhưng đối với cấp lãnh đạo và phòng điều phối, Duy trì phải là điểm khởi đầu.

Không có cam kết từ lãnh đạo:

• Nhân viên sẽ xem 5S là phong trào ngắn hạn.

• Khoa/phòng sẽ triển khai hình thức, không bền vững.

• Không có cơ chế kiểm soát, khen thưởng – phê bình.

Duy trì ở đây không chỉ là giữ nền nếp, mà là xây dựng khung chính sách chiến lược giúp 5S được duy trì bằng hệ thống.

2. Cam kết lãnh đạo – yếu tố sống còn của 5S

2.1. Cam kết là hành động, không chỉ là phát biểu

Một bệnh viện có “cam kết” triển khai 5S không thể chỉ dừng lại ở văn bản. Cam kết lãnh đạo phải thể hiện qua:

• Quyết định cụ thể: Ban hành kế hoạch triển khai 5S toàn viện.

• Phân công rõ ràng: Chỉ định ban điều hành 5S, đầu mối triển khai.

• Gắn với chiến lược quản lý chất lượng: Lồng ghép 5S vào kế hoạch cải tiến chất lượng hằng năm.

2.2. Cam kết phải có nguồn lực đi kèm

Cam kết không thể thực hiện nếu thiếu:

• Thời gian: Lãnh đạo cần dành thời gian dự họp, kiểm tra và truyền thông.

• Ngân sách: In bảng chỉ dẫn, mua vật tư tổ chức không gian, chi hỗ trợ thi đua.

• Sự ưu tiên: Gắn 5S với các cuộc kiểm tra, thi đua, đánh giá KPI nội viện.

3. Chính sách và kế hoạch 5S cấp viện

3.1. Nội dung của chính sách 5S

Một chính sách 5S nên bao gồm:

• Mục tiêu: Ví dụ “Đảm bảo mọi đơn vị áp dụng 5S tối thiểu đạt cấp khoa/phòng đến cuối năm.”

• Phạm vi áp dụng: Toàn viện, không loại trừ bộ phận hành chính, kỹ thuật, chuyên môn.

• Nguyên tắc thực hiện: Thực hiện theo 2 chiều – từ trên xuống và từ dưới lên.

• Cơ chế theo dõi và đánh giá: Phòng QLCL kiểm tra định kỳ, báo cáo BGĐ.

• Khen thưởng – xử lý: Gắn kết quả 5S với thi đua nội viện.

3.2. Kế hoạch triển khai 5S

Kế hoạch nên được chia theo 3 giai đoạn:

4. Tạo dựng văn hóa “tự giác và duy trì” từ chính lãnh đạo

Lãnh đạo không chỉ là người ra chính sách – mà còn là người tạo văn hóa tổ chức. Dưới đây là những biểu hiện cụ thể của văn hóa 5S cấp lãnh đạo:

• Bàn làm việc lãnh đạo gọn gàng – dán nhãn – có sơ đồ layout

• Lãnh đạo kiểm tra 5S không báo trước, trực tiếp ghi nhận hiện trạng

• Thường xuyên nhắc đến 5S trong các cuộc họp giao ban, hội đồng người bệnh

• Nêu gương cá nhân trong việc duy trì 5S, ví dụ: tổ chức họp đúng giờ, phòng làm việc tối giản

Đối với cấp quản lý, Duy trì (Sustain) không phải là điểm kết thúc – mà là nơi bắt đầu của hệ thống.

Chỉ khi Ban giám đốc và Phòng Quản lý chất lượng thể hiện cam kết rõ ràng bằng chính sách, kế hoạch, và hành động cụ thể, 5S mới có đất để “sống” – và trở thành văn hóa của toàn viện.

Không có Duy trì cấp chiến lược, 5S chỉ là nỗ lực đơn lẻ.