1. Sắp xếp là gì – và vì sao đây là công việc của cấp quản lý trước khi ra hiện trường?
Sau khi đã có cam kết chiến lược (S5), hệ thống chuẩn hóa (S4) và khảo sát thực trạng (S3), bước Sắp xếp (Set in order) ở cấp quản lý không phải là “sắp xếp bàn ghế tủ kệ”, mà là:
Thiết kế bộ nguyên tắc định vị – bản đồ bố trí – tiêu chuẩn nhận diện trực quan cho toàn viện.
Bằng việc xây dựng bản đồ định vị và quy chuẩn dán nhãn, cấp quản lý giúp:
Đảm bảo tất cả khoa/phòng sắp xếp thống nhất và không lộn xộn trở lại,
Hỗ trợ các đơn vị mới triển khai không phải nghĩ lại từ đầu,
Tạo nền cho kiểm tra, giám sát, thi đua 5S dễ dàng và minh bạch.
2. Ba thành phần chính trong bước “Sắp xếp” ở cấp quản lý
2.1. Thiết kế sơ đồ chuẩn toàn viện
Bản vẽ mặt bằng tổng thể từng khoa/phòng (có thể sử dụng sơ đồ kiến trúc hoặc bản đồ Google dạng sơ khai);
Phân chia khu vực: làm việc – lưu trữ – thiết bị – đồ dùng cá nhân – vật tư – hành lang – cửa ra vào – khu vực chờ;
Định danh từng khu vực bằng mã (VD: A1 = kho dụng cụ tiệt khuẩn; B3 = tủ hồ sơ hành chính...).
Mục tiêu: Dễ định vị – dễ tìm – dễ kiểm tra.
2.2. Xây dựng hệ thống mã hóa và dán nhãn
| Thành phần | Nguyên tắc mã hóa và dán nhãn |
|---|---|
| Tủ, kệ, ngăn kéo | Mã định danh + mục đích sử dụng (VD: T-KB01 – “Tủ thuốc cấp cứu”) |
| Thiết bị y tế | Mã thiết bị + vị trí sử dụng + màu nhận diện |
| Hồ sơ tài liệu | Mã hồ sơ + năm + loại hồ sơ (VD: HS-QT-2024-01) |
| Vị trí đặt thiết bị | Viền nền sơn, dán decal hoặc lót bảng nhựa màu sắc (VD: đỏ = không đặt đồ; xanh = vị trí thường trực) |
| Hộp chứa vật tư | Dán nhãn ngoài + kiểm soát ngày nhập + ghi rõ người chịu trách nhiệm |
Lưu ý: Các nhãn nên in màu, dùng biểu tượng trực quan, dễ thay thế khi cần.
2.3. Phát hành bộ “tiêu chuẩn nhận diện trực quan”
Bảng mã màu: gợi ý sử dụng màu (xanh – sử dụng, vàng – cần xem xét, đỏ – loại bỏ);
Quy định vị trí dán nhãn (phía trước tủ, mặt trên hộp, bên phải tài liệu...);
Mẫu bảng phân vùng: biểu đồ phân khu chức năng dán tại khoa/phòng;
Mẫu bảng layout khoa/phòng: kích thước A3/A4, in màu, treo tường.
3. Vai trò của “sắp xếp chuẩn hóa” đối với hệ thống quản lý
| Lợi ích | Minh họa |
|---|---|
| Tăng hiệu quả kiểm tra 5S | Ban kiểm tra chỉ cần đối chiếu bản đồ định vị với thực tế |
| Dễ phát hiện sai lệch | Khi thiếu nhãn, bố trí sai vị trí sẽ lộ rõ ngay |
| Giảm đào tạo lại | Nhân viên mới nhìn là hiểu – không cần giải thích quá nhiều |
| Gắn với thi đua – chấm điểm | Có thể chấm điểm sự tuân thủ bố trí và trực quan 5S |
4. Hướng dẫn triển khai theo lộ trình
| Giai đoạn | Hành động chính | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Trước thí điểm | Thiết kế sơ đồ mẫu + quy định nhãn + bảng hướng dẫn | Phòng Hành chính, QLCL phối hợp |
| Trong thí điểm | Thử nghiệm tại 1–2 đơn vị; hiệu chỉnh quy cách | QLCL phối hợp điều dưỡng trưởng |
| Trước mở rộng | Ban hành quy định dán nhãn và phân vùng chuẩn toàn viện | Ban giám đốc ký quyết định, phổ biến toàn viện |
| Khi duy trì | Đánh giá tuân thủ định kỳ; sửa chữa – bổ sung khi có thay đổi | QLCL kiểm tra định kỳ |
5. Mẫu nhận diện trực quan gợi ý
| Màu sắc | Ý nghĩa | Ứng dụng |
|---|---|---|
| 🟩 Xanh lá | Dùng thường xuyên, giữ lại | Hộp cấp cứu, hồ sơ hoạt động |
| 🟨 Vàng | Cần đánh giá, ít dùng | Thiết bị hiếm dùng, hồ sơ lưu trữ lâu |
| 🟥 Đỏ | Không cần thiết, chờ loại bỏ | Vật tư hỏng, hồ sơ quá hạn, thiết bị chờ thanh lý |
Sắp xếp không chỉ là gọn gàng – mà là gọn gàng có định hướng, có chuẩn mực và có khả năng duy trì.
Cấp quản lý cần chuẩn hóa “sắp xếp” trước khi yêu cầu khoa/phòng thực hiện, bởi nếu không có định vị chung, mọi sự nỗ lực phía dưới sẽ rơi vào hỗn loạn không đồng bộ.
Sắp xếp đúng – là nền tảng cho duy trì tốt.
- Đăng nhập để gửi ý kiến
