Bước 3. Thành lập, kiện toàn Hội đồng quản lý chất lượng

Một số lưu ý trước khi xem chi tiết về Hội đồng Quản lý chất lượng

1. Hội đồng QLCL rất quan trọng trong hoạt động QLCL bệnh viện. Do bệnh viện rất nhiều hội đồng, ban, tổ nên việc thành lập quá nhiều tổ, ban liên quan QLCL và ATNB có vẻ không phù hợp với đa số bệnh viện. Đặc biệt từ bệnh viện tuyến tỉnh trở xuống. Khiến cho nhiều người không biết mình có nằm trong ban nào hay không.

2. Để có giá trị thực tiễn, với mô hình vừa phải, bệnh viện có thể thành lập hội đồng. Bên trong quyết định thành lập hội đồng có thể phân chia các lĩnh vực cho từng nhóm thành viên đầu mối. Cách làm này thực tiễn hơn.

3. Đối với Sở Y tế hay các bệnh viện tuyến trung ương hàng ngàn giường bênh trở lên. Việc chia nhỏ ra thành các ban có thể hiệu quả để tránh họp hành quá nhiều cho các thành viên ít liên quan. Dù chia thành các ban, thì khi họp nội dung cụ thể vẫn có thể mời thêm thành viên khác.

4. Phân công nhiệm vụ cho các thành viên Hội đồng: khuyến khích nên phân công theo các tiêu chuẩn, tiêu chí liên quan trong các Bộ tiêu chuẩn. Cách làm này rõ ràng, dễ tiếp cận, dễ nhớ, cũng lồng ghép được nhiều hoạt động sau này.

Đặc biệt với Bộ tiêu chí chất lượng bệnh viện 2.0. Bộ tiêu chí này này rất đầy đủ gần như bao phủ hết mọi hoạt động bệnh viện, trừ một số lĩnh vực như Vật tư thiết bị, Chẩn đoán hình ảnh, Giải phẫu bệnh, Thăm dò chức năng, Phục hồi chức năng, ... Tương lai nhất định phiên bản 3.0 sẽ hoàn thiện hơn nữa.

Việc lựa chọn 1 cách thức trong tổ chức đừng quá coi trọng sự hoàn hảo. Hãy đưa nguyên tắc đơn giản, dễ thực hiện lên hàng đầu!

5. Việc phân công nhiệm vụ theo Bộ tiêu chí cho thành viên hội đồng khác việc phân chia nhiệm vụ về từng khoa phòng. Phân chia thành viên theo hội đồng tương đối dễ thực hiện vì cấu trúc Bộ tiêu chí tương đồng với các lĩnh vực của khoa phòng rồi. Nếu có trùng lặp có thể phân cho nhiều thành viên cùng phụ trách một số tiêu chí, nhưng ghi chú tiểu mục cụ thể. 

6. Việc họp hội đồng QLCL tối thiểu cần thực hiện hàng Quý theo yêu cầu của tiêu chí D1.1. Trong quy chế chúng ta cần đưa điều này vào.

Dưới dây là phần nội dung chi tiết

Trong quá trình triển khai Quản lý chất lượng (QLCL) và An toàn người bệnh (ATNB), việc thành lập Hội đồng Quản lý chất lượng là một bước đi chiến lược nhằm tạo ra một tổ chức đầu não chịu trách nhiệm điều phối, giám sát và đảm bảo các hoạt động liên quan đến chất lượng và an toàn trong bệnh viện. Hội đồng này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa chất lượng bền vững và định hướng cho sự phát triển toàn diện của bệnh viện.

1. Vai trò của Hội đồng Quản lý chất lượng

Hội đồng Quản lý chất lượng là cơ quan cố vấn và điều phối các hoạt động QLCL và ATNB, với các vai trò chính sau:

(1) Xây dựng chiến lược và chính sách chất lượng

• Đề xuất và phê duyệt các chiến lược dài hạn và kế hoạch hành động cụ thể để cải tiến chất lượng và an toàn.
• Ban hành các quy định, tiêu chuẩn và hướng dẫn liên quan đến QLCL và ATNB.

(2) Điều phối hoạt động cải tiến chất lượng

• Hỗ trợ các khoa, phòng trong việc triển khai các dự án cải tiến.
• Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong bệnh viện để đạt hiệu quả cao nhất.

(3) Giám sát và đánh giá

• Theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu và kế hoạch chất lượng.
• Định kỳ đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.

(4) Xây dựng văn hóa an toàn

• Tạo môi trường khuyến khích nhân viên báo cáo sự cố một cách minh bạch, không đổ lỗi.
• Đề cao tinh thần cải tiến liên tục và đặt an toàn người bệnh làm trung tâm.

(5) Đào tạo và phát triển năng lực

• Xây dựng kế hoạch đào tạo về QLCL và ATNB cho toàn bộ nhân viên y tế.
• Đảm bảo mọi nhân viên hiểu và thực hiện đúng các tiêu chuẩn chất lượng.

2. Cấu trúc của Hội đồng Quản lý chất lượng

Hội đồng Quản lý chất lượng cần được tổ chức chặt chẽ với sự tham gia của các thành viên từ nhiều lĩnh vực để đảm bảo tính toàn diện trong hoạt động. Cấu trúc của hội đồng thường bao gồm:

2.1. Thành phần chính

(1) Chủ tịch Hội đồng

• Thường là Giám đốc bệnh viện hoặc Phó Giám đốc phụ trách chuyên môn.
• Chịu trách nhiệm lãnh đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của Hội đồng.

(2) Thư ký Hội đồng

• Là người đảm bảo việc ghi chép, lưu trữ tài liệu và tổ chức các cuộc họp của Hội đồng.
• Có thể là Trưởng phòng Quản lý chất lượng hoặc chuyên viên phụ trách QLCL.

(3) Thành viên Hội đồng

• Đại diện các khoa, phòng lâm sàng và cận lâm sàng: Đảm bảo các chuyên khoa đều có tiếng nói trong quá trình quyết định.
• Đại diện phòng QLCL: Là đầu mối chuyên môn, hỗ trợ Hội đồng về mặt kỹ thuật.
• Đại diện phòng Tổ chức – Hành chính, Tài chính – Kế toán: Đảm bảo nguồn lực và quy trình hành chính hỗ trợ triển khai.
• Chuyên gia bên ngoài (nếu có): Các chuyên gia về QLCL và ATNB có thể tham gia để tư vấn chiến lược và kỹ thuật.

2.2. Nguyên tắc làm việc

• Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Mỗi thành viên cần được giao trách nhiệm cụ thể để tránh chồng chéo và tăng hiệu quả.
• Hoạt động dựa trên kế hoạch: Hội đồng cần có lịch họp định kỳ (ví dụ: hàng tháng hoặc hàng quý) để đánh giá tiến độ và thảo luận giải pháp.
• Minh bạch và trách nhiệm: Mọi quyết định cần được ghi nhận đầy đủ và có người chịu trách nhiệm thực hiện.

3. Quy trình thành lập Hội đồng Quản lý chất lượng

Bước 1: Phê duyệt quyết định thành lập

Trưởng phòng QLCL tham mưu Quyết định thành lập, kiện toàn.

Ban lãnh đạo bệnh viện ra quyết định chính thức thành lập Hội đồng QLCL. Quyết định này cần nêu rõ:

• Lý do thành lập.
• Mục tiêu hoạt động.
• Cơ cấu tổ chức và danh sách thành viên.

Bước 2: Xây dựng quy chế hoạt động

Hội đồng cần soạn thảo và phê duyệt quy chế hoạt động, bao gồm:

• Quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên.
• Quy trình ra quyết định.
• Tần suất và hình thức tổ chức các cuộc họp.

Bước 3: Tổ chức buổi họp khởi đầu

Buổi họp đầu tiên cần thảo luận và thông qua:

• Kế hoạch hành động cho QLCL và ATNB.
• Phân công trách nhiệm cho từng thành viên.
• Các chỉ tiêu ưu tiên trong giai đoạn đầu.

Bước 4: Triển khai hoạt động

Hội đồng bắt đầu giám sát và hỗ trợ các khoa, phòng trong việc thực hiện kế hoạch QLCL. Đồng thời, tổ chức các buổi đánh giá định kỳ để báo cáo tiến độ cho Ban lãnh đạo.

4. Hoạt động của Hội đồng Quản lý chất lượng

4.1. Lập kế hoạch

• Xây dựng các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn về cải tiến chất lượng.
• Đề xuất các chương trình đào tạo về QLCL và ATNB.

4.2. Tổ chức và giám sát thực hiện

• Phối hợp với các khoa, phòng để triển khai các dự án cải tiến.
• Theo dõi các chỉ số chất lượng, phát hiện kịp thời các vấn đề và đưa ra giải pháp.

4.3. Đánh giá và cải tiến liên tục

• Thu thập ý kiến từ nhân viên, bệnh nhân và gia đình để cải tiến chất lượng.
• Báo cáo kết quả thực hiện cho Ban lãnh đạo và điều chỉnh kế hoạch nếu cần.