Bài 5. Chiến lược triển khai 5S hai chiều – từ trên xuống và từ dưới lên

1. Tại sao cần triển khai 5S theo hai chiều?

5S sẽ không thể đạt hiệu quả bền vững nếu chỉ triển khai một chiều – từ lãnh đạo xuống hoặc từ khoa/phòng lên. Trong thực tế tại các bệnh viện, triển khai 5S thành công luôn là kết quả của chiến lược hai chiều phối hợp:

• Từ trên xuống: Lãnh đạo định hướng, chuẩn hóa, phân công trách nhiệm và giám sát toàn cục.

• Từ dưới lên: Khoa/phòng chủ động thực hiện, cải tiến thực tế, duy trì theo đặc thù từng vị trí công việc.

Chiến lược này bảo đảm:

• Có khuôn khổ rõ ràng từ cấp quản lý để tránh chồng chéo, manh mún;

• Có linh hoạt từ cấp thực hiện để bảo đảm tính khả thi và sát thực tiễn;

• Tạo nên chu trình cải tiến khép kín giữa chính sách – thực hành – giám sát – điều chỉnh.

2. Chiều từ trên xuống – bắt đầu từ Duy trì (S5)

Triển khai từ trên xuống bắt đầu bằng việc lãnh đạo bệnh viện và Phòng QLCL đi theo trình tự ngược của 5S, cụ thể:

Việc đi từ S5 → S1 giúp hệ thống:

• Định hình được khung quản trị trước khi yêu cầu khoa/phòng hành động;

• Giảm sai sót do mỗi khoa tự hiểu 5S theo cách khác nhau;

• Gắn trách nhiệm triển khai vào cơ cấu điều hành và kiểm soát chất lượng.

3. Chiều từ dưới lên – bắt đầu từ Sàng lọc (S1)

Tại các khoa/phòng – nơi thực hiện trực tiếp 5S – việc triển khai cần tuân thủ đúng trình tự thuận của 5S:

Điểm cốt lõi ở chiều này là đào tạo đúng – triển khai thực tế – theo dõi duy trì. Các khoa/phòng nên có:

• Bản đồ 5S nội khoa, thể hiện sơ đồ vị trí – nhãn – mã định danh;

• Bảng tiêu chuẩn 5S gắn tường theo vị trí làm việc;

• Người phụ trách 5S nội khoa (điều dưỡng trưởng, tổ trưởng, thư ký khoa...).

4. Mô hình tích hợp hai chiều – khớp nối giữa chiến lược và vận hành

Việc khớp nối hai chiều sẽ tạo nên chu trình cải tiến khép kín.

Hệ thống này giúp:

• Kiểm soát tiến độ – hiệu quả triển khai;

• Đo lường được mức độ cải tiến giữa các khoa;

• Lồng ghép vào tiêu chí thi đua, tiêu chí A3.2, D3 trong Bộ tiêu chí 6858/QĐ-BYT.

5S sẽ thất bại nếu chỉ triển khai từ một phía/một chiều.

• Nếu chỉ đi từ dưới lên → thiếu định hướng, thiếu chuẩn hóa.

• Nếu chỉ đi từ trên xuống → không gắn với thực tế, không lan tỏa.

Chiến lược 5S hai chiều là mô hình thiết yếu để triển khai 5S một cách bài bản, khả thi và bền vững.

Hãy bắt đầu từ chính sách – nhưng hãy sống với 5S tại nơi làm việc.