Bài 4. Vai trò của lãnh đạo và Phòng QLCL trong triển khai 5S

1. Vì sao triển khai 5S phải bắt đầu từ lãnh đạo?

5S tuy là công cụ đơn giản, nhưng không thể duy trì nếu thiếu vai trò dẫn dắt, giám sát và đầu tư từ lãnh đạo. Trong thực tiễn, rất nhiều mô hình 5S thất bại vì chỉ được xem là hoạt động cấp tổ/khoa, không được định hướng từ trên xuống như một chương trình chiến lược của bệnh viện.

Một hệ thống 5S bền vững chỉ có thể hình thành khi:

• Ban giám đốc cam kết rõ ràng về triển khai và duy trì 5S;

• Lãnh đạo phân công cụ thể trách nhiệm cho từng khoa/phòng;

• Lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở và ghi nhận kết quả;

• Lãnh đạo gắn 5S với các tiêu chí thi đua, đánh giá chất lượng.

Nếu không bắt đầu từ lãnh đạo, 5S sẽ dễ bị hiểu sai thành “phong trào vệ sinh tổng thể”, “trang trí góc làm việc” hay “tự phát hình thức”.

2. Nhiệm vụ của lãnh đạo trong triển khai 5S

Lãnh đạo bệnh viện cần đóng vai trò ở 3 cấp độ:

2.1. Lãnh đạo chiến lược

• Ban hành chính sách 5S lồng ghép vào chiến lược chất lượng;

• Đưa 5S vào kế hoạch cải tiến hằng năm và gắn với các tiêu chí kiểm tra chất lượng;

• Quyết định thành lập Ban điều hành 5S toàn viện và phân công rõ trách nhiệm từng nhóm.

2.2. Lãnh đạo tổ chức

• Phê duyệt kế hoạch triển khai 5S theo giai đoạn (thí điểm – nhân rộng – duy trì);

• Phân bổ nguồn lực tài chính, vật tư, nhân sự cho hoạt động triển khai;

• Chỉ đạo các phòng ban như Hành chính, Vật tư, Điều dưỡng phối hợp thực hiện.

2.3. Lãnh đạo gương mẫu

• Tham gia trực tiếp kiểm tra, đánh giá, truyền thông nội bộ;

• Biểu dương – thưởng phạt minh bạch theo kết quả triển khai 5S;

• Làm gương trong việc giữ bàn làm việc gọn gàng, đúng chuẩn.

3. Phòng Quản lý chất lượng – đơn vị đầu mối triển khai 5S

Phòng Quản lý chất lượng (QLCL) là đầu mối chuyên môn trong tổ chức thực hiện và duy trì hệ thống 5S tại bệnh viện. Nhiệm vụ của Phòng QLCL gồm:

3.1. Lập kế hoạch và hướng dẫn

• Tham mưu lãnh đạo xây dựng kế hoạch triển khai 5S toàn viện;

• Soạn thảo tài liệu, biểu mẫu, tiêu chí đánh giá 5S thống nhất;

• Hướng dẫn các khoa/phòng triển khai theo đúng quy trình 5 bước.

3.2. Tập huấn và truyền thông

• Tổ chức đào tạo định kỳ cho các nhóm triển khai 5S;

• Thiết kế bảng tin, tài liệu trực quan, video hướng dẫn 5S;

• Phối hợp phòng Tổ chức, Công đoàn, Điều dưỡng để tuyên truyền sâu rộng.

3.3. Giám sát và đánh giá

• Thực hiện kiểm tra định kỳ, đột xuất, ghi nhận mức độ thực hiện;

• Tổ chức chấm điểm, chụp hình trước – sau để theo dõi tiến bộ;

• Báo cáo kết quả 5S định kỳ cho lãnh đạo và đề xuất cải tiến.

4. Mô hình phối hợp hiệu quả giữa lãnh đạo – QLCL – khoa/phòng

Triển khai 5S thành công đòi hỏi phối hợp liên tục và hai chiều giữa các tầng quản lý:

Khi lãnh đạo đi đầu và QLCL làm đúng vai trò, 5S sẽ không còn là phong trào mà trở thành nền nếp vận hành.

5S không thể duy trì bằng sự tự phát. Muốn 5S sống, lãnh đạo phải sống cùng nó.
Muốn 5S lan tỏa, Phòng Quản lý chất lượng phải làm hạt nhân kết nối và hỗ trợ.

Một tổ chức có 5S bền vững là tổ chức có lãnh đạo gương mẫu, quản lý chủ động và nhân viên tự giác – ba yếu tố không thể tách rời trong cải tiến chất lượng bệnh viện.