1. Vấn đề thường gặp khi lập kế hoạch
Bạn cảm thấy “ngợp” giữa hàng chục công việc chưa hoàn thành? Bạn không biết nên bắt đầu từ đâu, làm thế nào để sắp xếp các đầu việc hợp lý, hoặc ước lượng kinh phí cho dự án? Những tình trạng đó không hiếm gặp – đặc biệt trong môi trường công việc nhiều áp lực và hạn chót dồn dập. Lúc này, các mô hình tư duy và lập kế hoạch như 5W1H, 5W2H, 5W1H2C5M chính là "la bàn" giúp bạn lấy lại sự kiểm soát, hoạch định hiệu quả và triển khai công việc một cách khoa học.
2. Mô hình 5W1H – Khung tư duy cơ bản để bắt đầu
5W1H là viết tắt của:
Who: Ai làm?
What: Làm gì?
Where: Ở đâu?
When: Khi nào?
Why: Tại sao?
How: Làm thế nào?
Cách áp dụng:
Why (Tại sao?): Xác định rõ mục tiêu, lý do và giá trị của công việc. Đây là yếu tố định hướng toàn bộ quá trình triển khai.
What (Làm gì?): Liệt kê rõ nội dung công việc, các bước cần làm để hoàn thành nhiệm vụ.
Where (Ở đâu?): Nơi thực hiện công việc, địa điểm giao nhận, bộ phận kiểm tra.
When (Khi nào?): Xác định thời điểm bắt đầu, hạn hoàn thành, thời gian kiểm tra.
Who (Ai?): Ai là người thực hiện, ai hỗ trợ, ai giám sát và ai chịu trách nhiệm chính.
How (Làm thế nào?): Chi tiết cách triển khai, quy trình thực hiện, tiêu chuẩn kỹ thuật và công cụ sử dụng.
Lưu ý: 5W1H giúp bạn đi từ định hướng tổng quát đến hành động cụ thể, làm rõ “bức tranh toàn cảnh” trước khi bước vào triển khai.
3. Mô hình 5W2H – Bổ sung yếu tố kinh phí vào kế hoạch
5W2H là phiên bản mở rộng của 5W1H, với bổ sung một yếu tố cực kỳ thiết thực: How much/How many (Chi phí, Số lượng).
Yếu tố bổ sung:
How much? / How many?: Dự toán ngân sách, nguồn lực vật tư, số lượng cần dùng. Điều này giúp:
Chủ động dự trù và tránh phát sinh chi phí bất ngờ.
Đảm bảo hiệu quả tài chính và kiểm soát rủi ro tài chính.
Khi nào nên dùng?
Khi bạn cần thuyết minh kế hoạch với cấp trên, trình bày dự án cần phê duyệt, hoặc lập ngân sách trong báo cáo tài chính.
4. Mô hình 5W1H2C5M – “Full option” cho những dự án phức tạp
Nếu 5W1H giúp xác định công việc, 5W2H bổ sung ngân sách, thì 5W1H2C5M là công cụ hoàn thiện kế hoạch đến từng chi tiết vận hành, kiểm soát, đo lường và nguồn lực.
Thành phần mở rộng:
2C – Control & Check
Control (Kiểm soát):
Xác định đặc tính cần kiểm soát.
Cách đo lường (thiết bị, chỉ số).
Các điểm kiểm soát trọng yếu.
Check (Kiểm tra):
Các bước nào cần kiểm tra?
Ai kiểm tra? Bao lâu một lần?
Ưu tiên kiểm tra điểm quan trọng theo nguyên tắc Pareto 80/20.
5M – Nguồn lực thực hiện
Man: Ai sẽ làm? Có đủ kỹ năng và hỗ trợ cần thiết chưa?
Money: Kinh phí cụ thể.
Material: Nguyên vật liệu, tiêu chuẩn chất lượng, nguồn cung ứng.
Machine: Thiết bị, công nghệ cần thiết để thực hiện.
Method: Quy trình, cách thức triển khai rõ ràng.
Gợi ý: Sử dụng mô hình 5W1H2C5M cho các dự án lớn, hoạt động có liên quan đến nhiều bộ phận hoặc cần báo cáo chất lượng định kỳ.
Mô hình nào phù hợp với bạn?
| Quy mô công việc | Mô hình phù hợp |
|---|---|
| Nhiệm vụ đơn giản | 5W1H |
| Dự án cần dự trù chi phí | 5W2H |
| Dự án lớn, yêu cầu kiểm tra – đánh giá chất lượng | 5W1H2C5M |
Dù bạn là quản lý dự án, nhân viên vận hành hay đơn giản là một người yêu thích sự ngăn nắp, việc sử dụng các mô hình lập kế hoạch thông minh này sẽ giúp bạn tư duy mạch lạc, hành động nhất quán và nâng cao hiệu suất rõ rệt.
