Khi nào không nên Viết quy trình theo hướng modules

Không phải khi nào việc viết quy trình theo hướng module cũng có lợi.

Đặc biệt khi bệnh viện chưa triển khai phần mềm quản lý quy trình, cách viết theo hướng module có thể gây khó khăn cho mọi người.

Dù viết quy trình theo hướng modules có nhiều lợi ích, nhưng có một số tình huống không phù hợp với cách tiếp cận này. Dưới đây là một số trường hợp không nên viết quy trình theo hướng modules:

1. Quy trình quá đơn giản hoặc ngắn gọn

• Nếu quy trình chỉ bao gồm một vài bước đơn giản, dễ hiểu và không có sự phức tạp, việc chia nhỏ thành các module có thể gây phức tạp không cần thiết. Trong trường hợp này, một quy trình liên tục và ngắn gọn sẽ dễ theo dõi và thực hiện hơn.

2. Quy trình có tính chất thay đổi liên tục và không ổn định

• Khi quy trình chưa được ổn định hoặc thường xuyên phải thay đổi, việc module hóa có thể tốn nhiều thời gian để cập nhật liên tục các module nhỏ lẻ. Nếu quy trình chưa ổn định, việc module hóa có thể gây ra rắc rối và mất thời gian thay vì mang lại lợi ích.

3. Quy trình cần sự liên kết chặt chẽ giữa các bước

• Nếu quy trình có các bước phụ thuộc chặt chẽ vào nhau và không thể thực hiện độc lập, việc chia thành module sẽ làm mất đi sự liên tục và tăng độ phức tạp. Ví dụ, một quy trình phẫu thuật trong bệnh viện cần tuân theo thứ tự và liên kết chặt chẽ giữa các bước thì viết theo hướng modules có thể gây rủi ro vì thiếu sự liền mạch.

4. Khi đòi hỏi tính bảo mật và kiểm soát chặt chẽ

• Trong một số trường hợp, như các quy trình liên quan đến bảo mật cao hoặc bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, việc phân chia thành nhiều module có thể tăng nguy cơ rò rỉ thông tin. Các quy trình liên quan đến bảo mật và kiểm soát chặt chẽ thường được triển khai liên tục để đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn.

5. Khi không có nguồn lực quản lý module

• Module hóa quy trình đòi hỏi có người quản lý để theo dõi, cập nhật và duy trì. Nếu thiếu nguồn lực hoặc công cụ hỗ trợ để quản lý các module, việc này có thể gây ra tình trạng quy trình không đồng bộ, dẫn đến nhầm lẫn trong thực thi và giảm hiệu quả tổng thể.

6. Khi yêu cầu rõ ràng và dễ hiểu cho nhân viên thực hiện

• Trong một số trường hợp, quy trình chỉ cần trình bày rõ ràng một lần để nhân viên có thể thực hiện dễ dàng. Nếu quy trình được module hóa, nhân viên phải hiểu rõ cách các module liên kết với nhau, và điều này có thể gây nhầm lẫn nếu không cần thiết.

7. Quy trình có tính chất “độc quyền” và không cần tái sử dụng

• Nếu quy trình chỉ áp dụng cho một công việc cụ thể, không thể hoặc không cần thiết tái sử dụng, thì module hóa có thể không mang lại giá trị cao.

8. Cuối cùng nhưng không hề kém quan trọng: bệnh viện làm thủ công, không áp dụng phần mềm

• Việc phân tách thành các module, để trong các folder cứng hoặc sẽ khiến việc tìm kiếm vất vả, hoặc cần tồn tại nhiều bản sao tại các quy trình để tiện tra cứu. Việc này gây khó khăn trong quản lý, cập nhật. Có thể "thêm việc" trong một số tình huống.

Như vậy:

Không nên áp dụng module hóa khi nó có thể gây ra phức tạp không cần thiết, làm gián đoạn tính liền mạch hoặc khi quy trình quá đơn giản. Việc quyết định có nên sử dụng quy trình module hóa hay không phụ thuộc vào độ phức tạp, yêu cầu cụ thể, và nguồn lực của đơn vị triển khai. Đặc biệt bệnh viện có quy mô lớn hay nhỏ, có phần mềm quản lý quy trình hay không.