Quản lý hồ sơ đi kèm thiết bị [Phòng VTTB]

Khái niệm hồ sơ (ISO9000): hiểu theo cách đơn giản là các biểu mẫu, form mẫu sau khi đã có thông tin. Ví dụ: quyết định, hướng dẫn, chứng nhận, ...

Mỗi thiết bị, đặc biệt các thiết bị có liên quan phóng xạ, từ trường mạnh cần có khá nhiều hồ sơ đi kèm.

Ngoài việc quản lý bản cứng, việc lưu bản mềm trên phần mềm cũng rất quan trọng. Hầu hết các nhu cầu thực tế sẽ cần dùng bản mềm hơn là bản cứng.

Các loại hồ sơ hay gặp gồm:

A. HƯỚNG DẪN TẠO/LƯU HỒ SƠ MỚI

Bước 1. Vào thiết bị cụ thể

- Xem hướng dẫn Xem, sửa, cập nhật thông tin thiết bị hiện có [Phòng VTTB]

Bước 2. Click vào "Hồ sơ"

- Tại menu bên trái, click vào "Hồ sơ" ở dưới block.

- Sau khi click vào sẽ vào form để nhập hồ sơ mới liên quan đến thiết bị hiện tại.

Bước 3. Điền các thông tin phù hợp

- Tại form Tạo hồ sơ mới, điền các thông tin phù hợp.

- Có thể đính kèm file.

- Sau đó click "Lưu".

- Sẽ có thông báo xác nhận thành công, bạn sẽ được quay trở lại trang quản lý thiết bị hiện tại.

B. HỒ SƠ ĐÃ LƯU

Bước 1. Vào thiết bị cụ thể

(Xem bên trên)

Bước 2. Click vào hồ sơ cần xem

- Tại trang thông tin, quản lý thiết bị cụ thể. Ở phần "E. HỒ SƠ THIẾT BỊ" là danh sách các hồ sơ tài liệu liên quan.

- Click vào hồ sơ cụ thể cần xem

- Bạn sẽ vào trang hiển thị chi tiết Hồ sơ. Bạn cũng có thể tải file mềm hồ sơ về.

C. SỬA, CẬP NHẬT HỒ SƠ ĐÃ CÓ

Bước 1. Vào hồ sơ cụ thể

(Xem phần B bên trên)

Bước 2. Click vào "Sửa"

- Xem hình trong phần B, bên cạh tab "Xem" có tab "Sửa". Click vào để thay đổi thông tin hồ sơ.

Bước 3. Điền các thông tin phù hợp

- Sau khi điền các thông tin phù hợp, hãy click nút "Lưu".

- Bạn cũng có thể ghi chú các chỉnh sửa để sau này có thể theo dõi, nếu cần thiết.